Télétravail : c’est vraiment possible avec les communications unifiées !

L’utilisation des nouvelles technologies et d’internet permet aujourd’hui, une transformation profonde du monde de l’entreprise et de sa culture. Avec l’apparition de nombreux outils collaboratifs en ligne, la communication en entreprise permet de nouvelles interactions.
L’une des évolutions majeures de ces dernières années et l’introduction du travail à distance, ou télétravail.

Couplé à l’efficacité de la communication intégrée, le télétravail se présente aujourd’hui non pas comme un gadget, mais comme un véritable outil de développement. Plébiscité chez nos voisins européens, le travail à domicile à pourtant peine à se développer.

Mais quels sont les réels bénéfices de cette gestion du travail pour les entreprises et les salariés ? Quels sont les outils disponibles à la communication en entreprise pour mieux travailler à distance ?

1. Comment le travail à distance peut-il bénéficier de la communication unifiée ?

  • Quelle définition pour le télétravail ?

Le travail à distance, ou télétravail, se définit comme une forme d’organisation de travail.

Celui d’un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors des locaux. De façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre du contrat de travail. Travailler, de chez soi nécessite une relation de confiance entre l’employé et l’employeur. 

Des études montrent que six salariés sur dix voudraient travailler de chez eux

L’utilisation massive des nouvelles technologies, dans certains métiers, rend le télétravail plus évident.

Il s’agit de métiers à très fort besoin de concentration que l’on retrouve plus souvent dans les entreprises IT. Loin des « open-spaces »  quelques-fois bruyants, se retrouver chez soi pour travailler est un véritable avantage.

C’est aussi un phénomène générationnel. Les membres de la génération Y ont pris leur place dans les entreprises. Cette génération hyper connectée attend de l’entreprise une adaptation aux nouveaux nouvelles technologies, et modes de vie qui évoluent.

Elle exige plus de flexibilité et met le bien-être individuel au centre de ses préoccupations. Une entreprise qui donne à ses employés la possibilité de travailler chez eux via internet, séduira plus facilement les trentenaires ! En effet, travailler de chez soi présente un véritable attrait pour les employés.

  • Pourquoi tant de personnes veulent travailler de chez eux ?

Le travail à distance présente pour le salarié des améliorations de ses conditions de travail.

La première est en général lié aux déplacements. Le temps passé dans les transports pour se rendre à son travail s’est considérablement allongé. En particulier dans les grandes agglomérations. Que ce soit dans les transports en commun ou en voiture, les temps passé coincé dans les embouteillages est du temps perdu.

Travailler à domicile permet de gagner du temps, et d’éviter le stress des transports. Un employé qui travaille chez lui via internet n’aura pas de raisons de ne pas être devant son terminal à l’heure. Sans stress, les idées claires et prêt à travailler.

L’environnement dans lequel évolue le salarié peut lui aussi, être facteur de stress. Travailler de chez soi permet de travailler dans un environnement familier et plus agréable.

Des conditions de travail plus agréables permettent de fidéliser le salarié en lui offrant une vie professionnelle et personnelle plus équilibrée. Il permet une plus grande concentration, loin des distractions du bureau.

Le télétravail est aussi une marque de confiance de la part de l’employeur, et cette confiance valorise l’employé.

Le salarié est moins stressé, moins absent, plus concentré, et plus heureux, car il gère lui-même son temps.

Le télétravail obéit aussi en général à certaines règles. Il ne se pratique pas plus de quelques jours par semaine. Le travail se déroule au domicile du salarié, mais peut aussi se dérouler dans un télécentre.

  • Travailler chez soi via internet, n’est pas fait pour tout le monde

Le portrait-robot d’un candidat au télétravail est assez simple.  Il se décline aussi par rapport à l’activité de l’entreprise.

Mais certains métiers et postes nécessitent une présence physique dans les locaux de l’entreprise. Un pharmacien dont la présence physique est nécessaire ne pourra pas prétendre au télétravail.

Le travail via internet est en général plus fréquent dans les grandes entreprises, et très grandes entreprises du secteur tertiaire. On parle en général de télétravail pour des géants comme Google, Yahoo, etc.

Certains secteurs et postes sont plus clairement concernés. Les employés qui travaillent beaucoup avec les nouvelles technologies sont les plus à même de travailler de chez eux. Les managers qui n’ont pas besoin d’être dans les bureaux tous les jours de la semaine sont aussi concernés.  

C’est aussi et avant tout, une gestion du travail qui demande de la part de l’employé, de la rigueur, de la discipline et un solide sens de l’organisation.

  • Quels gains pour les entreprises qui adoptent le travail à distance ?

Pour l’entreprise, le télétravail est aussi un outil de développement. Il permet de faire des économies sur les espaces de travail. L’entreprise peut bénéficier de réductions des coûts sur le locatif. Mais aussi sur les frais liés aux transports des employés.

C’est aussi un moyen de fidéliser le salarié.

Il permet aussi à une entreprise d’engager des salariés présents dans des villes, des pays, voir des continents très éloignés. Sans que cela ait d’incidences trop lourdes sur leurs finances.

Heureusement, les outils qu’offre aujourd’hui la technologie sont largement suffisants et complets pour assister, développer et enrichir une expérience de télétravail productif.

C’est là qu’interviennent les communications unifiées !

2. Quels sont les moyens de communication à utiliser pour garder le contact avec des employés qui travaillent à distance ?

La communication unifiée consiste à réunir sur la même plateforme, tous les outils nécessaires à la communication au sein d’une même entreprise.

  • Les outils de travail collaboratifs au service du télétravail

La technologie et les connexions à haut débit permettent de mettre en place des outils de communication efficaces et en temps réel. Ceux-ci permettent aux salariés et à leurs équipes de communiquer de manière fluide.

La messagerie instantanée

Elle permet d’écrire et de recevoir des instructions, des compléments d’information, en temps réel. Cela peut permettre au manager de s’enquérir de l’avancement des projets.

Grâce à cet outil, le contact est permanent entre les membres d’une même équipe. Avec une caméra, la possibilité de faire de la visio est une option disponible.

Le Softphone

Cet outil permet de téléphoner gratuitement d’un pc à l’autre. Il permet de communiquer de vive voix avec d’autres collaborateurs, au coût de la connexion internet. Il permet aussi d’appeler des clients avec le numéro de l’entreprise.

La visioconférence

Elle permet d’assister à des réunions de travail en n’étant pas physiquement dans les locaux de l’entreprise. Elle permet aussi une approche plus personnelle du call habituel.

La suite collaborative

Elle permet à plusieurs personnes de travailler à distance ensemble sur un projet précis. Chaque collaborateur peut ainsi apporter des changements, et faire des modifications sur les projets.

Le cloud

Cette plateforme permet de centraliser tous les documents pour qu’ils soient disponibles pour tous les collaborateurs., où qu’ils se trouvent.

Il permet l’accès à un très grand nombre d’informations nécessaires à la réalisation des projets d’entreprise.

  • Le travail à distance, un développement encore timide

La plus grande hésitation des entreprises pour permettre une plus grande utilisation du travail à distance, se situe au niveau de l’encadrement managérial.

Le mythe de l’employé qui utilise le travail à distance comme un alibi pour se la couler douce est encore trop vivace !

A tort, les préjugés ont la vie dure. La majorité des entreprises françaises sont généralement plus timides face à cette nouvelle organisation.

Certaines « croyances » persistent dans les entreprises. Le mythe de la communication « face à face » est l’une d’elles.

Une visioconférence peut se révéler être aussi efficace, voire plus, qu’une réunion de visu. Pas de déperditions des informations, car si elle a été enregistrée, la visio, peut être revue !

L’interférence de la vie privée revient aussi souvent dans les raisons de la méfiance des entreprises vis-à-vis du travail à distance. Cette méfiance tient souvent au fait de ne pas être en mesure d’encadrer l’employé qui travail à distance.

Mais des outils comme le chat, ou le partage de fichiers peuvent en un clic, dissiper toute suspicion. Certaines entreprises ne connaissent pas tout à fait les outils ou le fonctionnement du travail à distance. Ce qui explique la méfiance vis-à-vis de ce mode de gestion.

Il serait dommage de ne pas bénéficier des nombreux avantages qu’offre le travail de chez soi par manque d’information !

Ecrivez-nous pour échanger sur le sujet avec un de nos experts et regarder ensemble si le travail à distance aurait du sens à être développé dans votre entreprise.